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視頻會議系統的建立，能夠消除時間、空間差異，隨時隨地實現遠程交流，告別繁瑣的傳統會議模式；通過互聯網就能代替人員的流動，實現視頻和聲音圖像的穩步傳輸，達到遠程信息的高效交互的目的，讓不出行成為可能；運用視頻會議優化信息溝通模式，能加快信息傳遞速度，縮短決策周期和執行周期，減少時間成本，節省內部培訓、招聘、會議等成本費用；應用視頻會議系統后，在開源節流的同時，還能提升整體運營效率，減少差旅費、通訊費等費用，成就綠色辦公；視頻會議的語音交流，既滿足了人們的溝通訴求，又能有效緩解人們頻繁出差，奔赴各地參加會議的情況，為生活增添一份綠色。架設完整的視頻會議系統快速有效的溝通，對領導處理突發事件指揮工作有著極大的好處。

軟件視頻會議系統和硬件視頻會議系統比較還具有銷售模式上的創新性。首先是軟件產品的規模、功能具有很強的定制性，更能滿足客戶的獨特需求。其次軟件產品在計費上的靈活性也很高，可以一次性買斷，也可以按照系統規模、應用頻度等計費。這種靈活性使得客戶能更好的控制整個工程的所有和應用成本，深得用戶喜愛。

隨著音視頻技術的日趨成熟，軟件視頻會議完全可以實現主流的高清視頻效果，并且使用方式靈活，部署、維護及升級都十分方便，具有強大的擴展性。